Граждане Российской Федерации и иностранные граждане вправе обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования необходимых документов. В тех случаях, когда нужный гражданину документ находится на территории России, применяется следующий порядок его истребования.

Заинтересованное лицо обращается в дипломатическое представительство или консульское учреждение в государстве своего пребывания и заполняет два экземпляра анкеты установленной формы на каждый истребуемый документ, а также оплачивает соответствующий консульский сбор.

Оформленный запрос направляется дипломатическим представительством (консульским учреждением) через КД МИД России в соответствующие архивные учреждения на территории РФ. После завершения поиска архивные учреждения через КД МИД России возвращают в дипломатическое представительство (консульское учреждение) истребованные документы. В тех случаях, когда разыскать документ не представляется возможным, архивное учреждение сообщает об этом заявителю также через КД МИД России.

Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.

Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.

В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:

- Федеральная архивная служба Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации;

- Министерство обороны Российской Федерации;

- Министерство внутренних дел Российской Федерации;

- Министерство труда и социального развития Российской Федерации;

- Министерство образования Российской Федерации;

- Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС);

Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста.

Истребование справки об отсутствии судимости 

Генеральное консульство предоставляет услуги по истребованию сведений о судимости на территории Российской Федерации. Для истребования сведений об отсутствии судимости граждане заполняют заявление по прилагаемой форме, предоставляют загранпаспорт.

Проверка заявлений по вопросам предоставления справок о наличии (отсутствии) неснятых или непогашенных судимостей осуществляется по учетам ГИАЦ МВД России и ИЦ МВД, ГУВД, УВД по месту рождения, регистрации по месту жительства (месту пребывания), а также месту осуждения, если эти сведения выявлены в ходе проверки по учетам.

Внимание: с 01 января 2009 г. ГИАЦ МВД России и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской федерации приступили к исполнению заявлений граждан о проставлении апостиля на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц, а также архивных документах. 

Истребование справки об отсутствии судимости в САР Гонконг КНР

Подробная информация на официальном сайте полиции САР Гонконг КНР www.police.gov.hk.